日々の仕事に日報を

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皆さんは日々情報や知識をどのように取り入れておられるでしょうか。また、取り入れるだけ取り入れて、頭がパンクしていませんでしょうか。時代は情報社会と言われておりますが、頭に詰めすぎるのもよくないことですよね。

最近私は情報や知識を自分から積極的に取り込む意識をしております。しかし、取り入れるばかりで多くの情報や知識を忘れてしまっていることもちらほら。何か良い方法はないかと考え気付きました。

私の勤め先は日々日報を書きます。その内容は社内の全ての社員が見ることが可能なのですが、日報を通してあらゆる情報共有が行えるようになっております。この記事を見て下さっている読者様のお勤め先もそのような仕組みがあると思います。

そこで、日々日報を書いている私が普段感じたこと、気付いたことをメモしていきたいと思います。

◆振り返り→確認そして展開

日報を書く際、その日のタスク、案件の進捗などを振り返ります。一日を振り返ることで確認のタイミングが取れます。そして、確認することで思いつきや閃き、気付きを得ることが多いと感じます。このブログでも少し記事にしましたが、たった5分の習慣であらゆる選択肢が広がります。

習慣は日々の行動パターンであり、行動パターンが集まったのが習慣であり、人間なんだと考えます。習慣は大切です。しかし、そのまま習慣をこなすのは現状維持ではなく、衰退しているのではないでしょうか。新たに行動パターンを変え様々な発見をする。そのきっかけを自らで作る。それが振り返りという行いではないかと考えます。

◆情報共有→進行方向の確認

皆が日報を見れる環境というのは、つまり、日々の情報を共有出来る環境であるということ。それは、当たり前の環境であると言われればそれまでなのですが、全員が向いている方向を確認し、日々修正することが出来ます。

そして、チームリーダーが日報を更新することで、リーダーの意志、案件の進捗、指示なども日報を確認すれば事前に汲み取り行動することが出来ます。むしろ、企業を代表するリーダーが定期的に日報を更新することで、社内全体が同じ目を持ち、同じ考えを持ち、同じ方向を見据えて動けるのではないでしょうか。そう考えると、日々忙しくしているチームリーダーや企業代表者の僅か5分は、その企業の未来をも変えてしまうと言っても過言ではないと考えます。

◆所感を付け加える

日々の日報に業務報告や日々のタスクの確認だけではなく、所感を付け加えてみて下さい。所感を付け加えるだけで、より具体的に可視化する事が出来ます。所感の中身はなんでも構いません。その日の感想や、出来事に対しての考え、ここに自分の取り入れた情報などを盛り込むといいかもしれません。

私も日々更新して気付いたのですが、意外に自分のニーズというものは他からすると興味深い事柄であることが多いです。もちろん逆に考えると、他のニーズも自分からすると非常に興味深い事柄が多いです。

◆気を付けること→テキストは少なめ、画像を多く

当ブログはテキストが多いですね。多いというか、ほぼテキストですね。画像は頭に一つ必ず付けていますが、それ以外は全く付けていません。文字を書き始めたら止まらなくなります。書くことを忘れまいとズラズラ書き綴ってしまいます。

頭に画像を入れるのは、その記事のイメージを画像として保存する為です。私は記事を書き終えた後に画像を挿入します。画像を挿入してから記事を書くと、その画像に囚われた記事を書いてしまいそうというイメージがあるので、この記事はこんなイメージ！という想いで画像を挿入するのです。

画像を挿入して最後にタイトルを付けて終了という流れですが、タイトルは特別こだわりもなく、記事の中身をそのままタイトルにしています。タイトルは大切だと思いますが、それは読み手を多く抱えておられる方だけで、私は書きたいことやメモしておきたいことをそのまま文字起こししてますので、たいして考えておりません。好きなようにやっていきたいと思います。

ということで、当ブログは日報的にも、ブログ的にも、いろんな意味で悪い例と思ってて下さい。

それでは話を元に戻しますが、何故テキストを少なくするのでしょうか。やはり時間短縮がまずは一番の理由になってくると思います。テキストを読むスピードは人それぞれ違います。ですが、文字を画像に変換するだけで読み手側の時間が短縮される訳です。

次に、イメージのズレを無くすということです。テキストになると表現も受け取り方も人それぞれになってきます。例えば、次の文章はどのように捉えれるでしょうか。

「新しい商品の価格表を作成しました」

この文章は実際に社内で誤解され易い文章にありました。こういった類いの文章は次の2パターンで捉えられます。

パターン1

新商品の価格表が作成された。

パターン2

商品の価格表が新しく作成された。

いかがでしょうか。テキストを見るだけでは、人によって違いが生まれます。しかし、先程のように「新しい商品の価格表を作成しました」と書かれていた後に、価格表の画像があれば、新商品の価格表なのか、既存商品の価格表を新しくしたのかが一目見てわかるようになります。

画像は頭の中のイメージを絵として、視覚的に伝えることが出来ます。画像の作り方さえ間違わなければ、ムラ無く全体に素早く伝達出来る手段と考えます。また、同じく画像の作り方を間違わなければ、頭の中のイメージをより鮮明に伝えることも可能なのではないでしょうか。

私はこのブログのタイトルを「Ore Note」としておりますが、ローマ字ではなく読み易く直すと「俺ノート」となります。そのままなのですが、「俺のノート」ということでこのタイトルにしました。要するに、日々の気付きや発見、自分の取り入れた情報をメモしていきたいという想いをこのタイトルに込めました。このブログは私のプライベート的な日報と言えます。

伝える側と伝わる側、この関係は非常に難しく、今現在の情報社会だからこそ重要な焦点になってくるのではないでしょうか。読者様も普段の意識の中に入れて頂ければと思います。

この記事を読んで下さっている読者様の参考になれば幸いです。

それではまたー。